Často kladené dotazy

Otázka:
Umožňuje OKbase One vést podvojné účetnictví?

Odpověď:
Účetní program OKbase One umožňuje vést především (podvojné) účetnictví (i v tzv. zjednodušeném rozsahu). Instalace OKbase One je připravena pro obě varianty a osnova je předvyplněna dle přání zákazníka. Pokud si zákazník vybere plnou účtovou osnovu (syntetika, analytika), bude součástí jeho instalace i předvyplněná sada nejpoužívanějších předkontací tak, aby práce byla co nejjednodušší.

Otázka:
Je účetní program OKbase One vhodný i pro účetnictví v plném rozsahu při ročním objemu položek deníku např. až v počtu 6 000? Takové množství položek totiž máme u nás na ústředí.

Odpověď:
Pro vývoj účetního programu OKbase One byly využity současné nejmodernější technologie. Data jsou ukládána v databázi Oracle, což znamená, že program nemá žádná omezení, pokud jde o množství pořizovaných dat. Proto vedení účetnictví v řádu tisíců položek není pro OKbase One žádným problémem.

Otázka:
Účtuje už nějaká organizace v účetním programu OKbase One při větším rozsahu účetnictví? Myslíme tím například pro několik desítek občanských sdružení celého našeho kraje. U našich farních sborů je to jinak, tam činí rozsah účetních položek 500-1 000 ročně.

Odpověď:
Účetní program OKbase One byl vyvinut pro neziskové organizace, které chtějí vést podvojné účetnictví. Je v něm plánováno využití pro desítky občanských sdružení, například celého kraje - pro folklórní soubory, tělovýchovné jednoty aj.

Otázka:
Jde použít program OKbase One pro vedení účetnictví pro Společenství vlastníků bytových jednotek a sledovat běžné platby za každou bytovou jednotku (tzv. saldo)? Umí tento program udržovat saldo všech bytů odděleně a umožňovat sledování nejen běžných plateb, ale také vyúčtování ap. Program musí být schopný určitý zápis nakopírovat na všechny byty najednou (nájemné 3+1 např. do 160 sald...). Nemělo by smysl vše položkově zadávat a další měsíc znovu.

Odpověď:
Ano, je třeba každé bytové jednotce přiřadit z číselníků akcí jednoznačný kód. Při pořizování pak budete běžné platby a vyúčtování muset evidovat i pro tuto akci. Způsob vytvoření viz. manuál a "První kroky".

Otázka:
Co obsahuje pojem "vyúčtování grantu"? V legislativě ČR není definován, přestože je v neziskovém sektoru často používán.

Odpověď:
Položka "Vyúčtování grantu" slouží pro snadné získání přehledu a informací o specifickém druhu příjmu. Tato tisková sestava je určena především jako informační sestava (uživatelská), kterou uživatel potřebuje pro práci s granty.

Otázka:
Co znamená pojem "Akce"?

Odpověď:
Akce - jedná se o stejnou funkcionalitu jako např. vyúčtování grantu, s tím, že náš program je vyvíjen zcela od začátku pro účetní jednotky, které se s pojmy jakými jsou "Středisko", "Zakázka" nikdy nesetkaly. Proto členění na položky "Akce" je, vzhledem k oblastem zájmu organizací účtujících ve zjednodušené formě, logičtější a snáze pochopitelné.

Otázka:
Máme také u nás 10 středisek a v těch teprve jednotlivé akce (v tomto roce už 43), je možné v účetním programu OKbase One vytvářet střediska a v nich jednotlivé akce?

Odpověď:
Ano. Vytvářet střediska a akce lze v účetním programu OKbase One neomezeně, hierarchické členění akcí je možné vést až do 15. úrovně.
Tiskové sestavy (přehledy) lze vytvářet jak sumárně, tak podrobně s rozpadem dle zadané hierarchie. Příklad zadávání akcí (v případě hierarchického zadávání je třeba dodržovat posloupnost):

• A - středisko A
  • AA - podřízené středisko středisku A
  • AB - podřízené středisko středisku A
• B - středisko B
  • BA - podřízené středisko středisku B
  • BB - podřízené středisko středisku B
    • BAA - podřízené středisko středisku B a BA

Otázka:
Při vkládání dat do účetního programu OKbase One, když zapisujeme čísla dokladů, nám není jasné, kde se evidují pořadové položky jednotlivých zápisů. Je možné data vložená do účetního programu OKbase One potvrzovat "Entrem", nebo jen myší?

Odpověď:
Účetní program OKbase One přiřazuje interní čísla vydaných i přijatých dokladů automaticky (hlídá číselnou posloupnost). Číselné řady lze v OKbase One parametricky nastavit. Potvrzení dat je možné jak klávesovou zkratkou ALT + ENTER, tak myší.

Otázka:
Je možné opravit v účetním programu OKbase One zpětně zaúčtování a změnit text dokladu?

Odpověď:
Ano. Pro zpětně zaúčtování a změnu textu dokladu existují v účetním programu OKbase One dvě možnosti:

• buď přímo v dokladu pomocí tlačítka "Oprava",

• nebo v posloupnosti menu Účetní deník - "Přímý vstup" - pomocí ikony "Změnit" - změnit částku v položce. Tato funkce vás přenese přímo do zdrojového dokladu.

Otázka:
Je možné vyexportovat, vypsat z účetního programu OKbase One hlavní knihu podrobně dle jednotlivých položek, za vybraný účet a za vybraný časový úsek, např. od 1. 7. do 30. 9.

Odpověď:
Ano. Filtrování dat (výběrová kritéria) pro výstupy je v účetním programu OKbase One součástí všech tiskových sestav.

Otázka:
Je možné v účetním programu OKbase One výše uvedené filtrování dat provést s uvedením počátečního stavu k 1. 7. a konečného zůstatku k 30. 9.?

Odpověď:
Ano. V účetním programu OKbase One obsahuje požadované informace sestava "Pohyby na účtu".

Otázka:
Jak mohu v OKbase One vytisknout platební příkaz za nájem, abych jej nemusel psát pokaždé ručně? Mohu nějak vytvořit platební příkaz na platbu, na kterou není faktura?

Odpověď:
Platební příkaz jde vytisknout na jakýkoli typ dokladu. Od výrobce programu OKbase One, společnosti OKsystem, je nastaveno, že se v okně platebního příkazu budou zobrazovat ty doklady, které mají v typu dokladu na druhém místě P (?P*). Ve vašem případě předpokládáme, že jste si nájem zadával pomocí interního dokladu.
Pro tisk je třeba kliknout na tlačítko pro vyhledávání a opravit kritéria pro výběr.
Ve vašem případě je třeba opravit typ dokladu tak, že vyplníte jak Typ dokladu „IN“.
Pak se v seznamu zobrazí všechny interní doklady obecné a vy si jen zaškrtnete ty, na které budete platební příkaz vydávat.

Otázka:
Jsem účetní neziskové organizace. Od začátku tohoto roku používám váš software. Používám pokladní doklady, které čísluji zvlášť, jak příjmový, tak výdajový. Váš software sice čísluje pokladní doklady, ale všechny dohromady bez ohledu na to, zda je to doklad příjmový či výdajový. Snažila jsem se i o přečíslování, ale tam mě program nepustí. Jak by se dal tento drobný problém odstranit?

Odpověď:
Váš problém se dá vyřešit následujícími kroky:

• 1. Vytvořte novu číselnou řadu pro typ dokladu Pokladna výdej.
  Menu: Nastavení - Řady dokladů, tlačítko Nový. Zde si zadáte nový název vaší řady a přidělíte typům dokladu PV a PVC, následně je potvrdíte.

• 2. Zrušíte přiřazení stávající řady dokladů u výdajových pokladních dokladů.
  Menu: Nastavení - Řady dokladů. Po vybrání řady dokladu PD kliknete na tlačítko Oprava a odškrtnete typy PV a PVC.

• 3. Přiřadíte novou řadu ke stávající pokladně.
  Menu: Nastavení - Pokladny si vyberete tu pokladnu, u které chcete mít novou číselnou řadu a opět kliknete na tlačítko Oprava. Zde zaměníte řadu v poli: Řada dokladů pro výdej na vaši novou řadu.

Důležité je, abyste neměla pořízený žádný pokladní doklad tohoto typu. Jinak byste musela všechny doklady smazat a teprve potom tuto řadu opravit.